Ефективне керування документами є ключовим турботом для бізнесів та організацій, які керують великими об’ ємами файлів. Чи займатися фізичними паперовими документами чи цифровими записами, ризик помилкового запису, втрачених документів або повільних процесів звантаження може бути коштовим.

Використання баркоду для документів може бути потужним рішенням, пропонуючи простий спосіб організації і спостереження за документами для простішого доступу, збільшення точності і зменшення помилок.

Типи коду для документів

Під час реалізації системи шифрових кодів для документів необхідно вибрати відповідний тип шифрових кодів. Різні баркоди надають різні можливості зберігання даних і функцій, а вибір правильного залежить від ваших потреб.

Ось головні типи баркоду, які використовуються для керування документами:

1. 1D баркоди (лінійні баркоди)

Це найпростіші і найширокіше розпізнані формати баркоду. 1- вимірний баркод складається з паралельних ліній різних ширин, які відповідають цифровим даним.

Хоча 1D баркоди обмежені кількістю інформації, яку вони можуть зберігати, вони ідеальні для основного стеження за документами, де кожен документ асоціюється з унікальним ідентифікатором або номером посилання.

Спільні формати включають Код 39 і Код 128.

2. 2D баркоди

На відміну від 1D смужкових кодів, 2D смужкові коди кодувають дані вертикально і горизонтально, дозволяючи їм зберігати значно більше інформації. Ці баркоди ідеальні для керування цифровими документами або для ситуацій, де потрібно кодувати додаткові метадани, наприклад, описи документів або адреси URL.

Популярні двовимірні баркоди включають: код QR і PDF417.

Практичні програми баркодів для документів

Баркоди відіграють ключову роль у допомогі організацій ефективніше керувати документами, покращенні точності і зменшенні часу, витраченого на пошук файлів.

Ось деякі конкретні приклади того, як баркоди використовуються в різних індустріях для керування документами:

1. Здравства

В охороні здоров'я, точний і швидкий доступ до записів пацієнтів, результатів лабораторії та рецептів є критичним. Баркоди широко використовуються для позначення файлів пацієнтів, медичних записів і пакунків ліків.

Скануючи баркод, професіонали охорони здоров'я можуть миттєво отримати доступ до медичної історії пацієнта, зменшуючи помилки і забезпечуючи, що правильний файл буде отримано кожного разу.

У лікарні використовується баркодова система для відстеження записів пацієнтів. Файл кожного пацієнта призначено унікальним баркодом, який буде сканувано кожного разу, коли доступ до запису, оновлено або перенесено. Це забезпечує, що дані пацієнта не буде неправильно розташовано і залишається доступними для авторизованого персоналу, якщо це потрібно.

2. Правна індустрія

Адвокатичні фірми займаються величезною кількістю законних документів, від контрактів і судових записів до судових записів. Неправильне розташування одного документа може призвести до затримків або навіть до правних наслідків.

Щоб запобігти цьому, багато адвокатських фірм використовують баркоди для документів, щоб міткувати кожен з файлів справ унікальним ідентифікатором. За допомогою цього можна легко спостерігати за тим, де зберігаються документи, і, якщо потрібно, швидко отримати їх.

Велика адвокатська фірма позначає файл кожного клієнта за допомогою шифрового коду 128. Барський код буде сканувано і записано у журналі кожного разу, коли файл буде пересунуто або отримано доступ до нього, за допомогою якого адвокати і персонал підтримки можуть відразу знайти документ.

Крім того, сканування баркоду зв’ язує фізичний файл з цифровою версією, збереженою у системі керування документами фірми.

3. Фінансальні послуги

Банки та фінансові інституції відповідають за керування чутливими і високими записами, такими як договори про кредит, контракти та фінансові історії клієнтів.

Використання баркодів надає цим установам змогу позначити кожен документ унікальним номером посилання, забезпечуючи точне спостереження та отримання у súlade з регуляторними стандартами.

Банк застосовує PDF417 баркодів для позначення гіпотекових договори і записів клієнтів. Кожного разу, коли документ оновлюється або передається між департаментами, баркод буде сканувано і записано у безпечній системі керування документами. Це забезпечує чіткий ревіторний шлях і мінімує ризик втрати документа або помилкового запису.

4. Освіта

Освітні інституції часто керують записами студентів, оцінками, адміністративними файлами та експериментами. Кодування цих документів полегшує дослідження студентських файлів у декількох департаментах або зберігає місця, покращуючи ефективність зберігання записів.

Університет використовує коди QR для керування студентськими переписами. Перекрипт кожного студента позначено кодом QR, який посилається на безпечну цифрову версію файла. Люди можуть сканувати код, щоб відразу отримати документ без пошуку за допомогою фізичних файлів.

5. Малютна продаж і виробництво

У індустріях, наприклад, малюнковій продажі та виробництві, баркоди використовуються не тільки для стеження за продуктами, але й для керування декількома оперативними документами, наприклад, фактурами, доставними записами та журналам

Інтегруючи баркоди у процес керування документами, компанії можуть спрощувати робочі потоки і зменшити помилки у паперовій роботі.

Великий продавник використовує код 128 баркодів для відстеження рахунків. Кожна рахунка має баркод, і коли вона рухається за допомогою процесу підтвердження і сплати, вона сканується за кожним кроком. Це дозволяє фінансовій команді спостерігати за станом кожної рахунки, зменшуючи затримки і забезпечуючи точність.

Як створити баркод для документа?

1. Виберіть тип шифрового коду: виберіть 1D шифровий код для простого стеження або 2D шифровий код (наприклад, код QR) для детальнішої інформації.

2. Використовуйте генератор баркоду: Перейти до інструменту генератора баркоду онлайн, введіть потрібні дані документа і виберіть бажаний формат баркоду.

3. Звантажити і застосовувати: Звантажити баркод і або друкувати його для фізичних документів або вбудувати його у цифрові файли.

Зрештою, використання баркоду для документів є практичним і ефективним способом покращення організації, точності і доступності для фізичних і цифрових файлів.

Якщо ви хочете встановити систему баркоду для ваших документів, почніть з використання генератора баркоду.